Check-list de l'assemblée générale : de J-90 à J+7

Un rétroplanning A4 à transférer tel quel au bureau de votre fédération : quand, quoi, qui, de J-90 à J+7.

Publié le 30 octobre 2026

À transférer au bureau de votre fédération. J est le jour de l'assemblée. « Selon vos statuts » signale un point que vos statuts règlent : convocation, quorum, procurations, majorités, procès-verbal.

Fédération : ______________ Date de l'AG (J) : ____ / ____ / ________ Lieu : ______________ Effectif attendu : ______

Qui : Prés. président · Sec. secrétaire · Très. trésorier · Perm. permanent · Prest. prestataire (régie, traiteur) · Bur. tout le bureau.

Extrait du guide « Réussir l'AG de sa fédération », édité par Banana Events (version du 30 octobre 2026). Le guide complet, l'outil « Votre AG en 6 questions » et le défi des cinq appels : banana.events/fr/ressources/presidents-buralistes

De J-90 à J-60 : poser le cadre

Fixer la date, après vérification du calendrier du réseau, des vacances scolaires et des jours fériés Quand : J-90 · Qui : Prés.
Réserver le lieu : jauge assise, accès, parking, accessibilité Quand : J-90 · Qui : Perm.
Relire les statuts : mode et délai de convocation, quorum, procurations, majorités, vote Quand : J-90 · Qui : Sec.
Répartir les rôles du jour : président, secrétaire, trésorier, maître du temps, scrutateurs Quand : J-90 · Qui : Prés.
Ouvrir un budget par poste : lieu, technique, restauration, animation, communication Quand : J-90 · Qui : Très.
Pré-inviter les officiels (préfecture, douane, élus), avec date et lieu Quand : J-75 · Qui : Prés.
Mettre à jour le fichier des adhérents : adresses, mobiles, courriers électroniques Quand : J-75 · Qui : Perm.
Envoyer « Réservez la date » aux adhérents Quand : J-60 · Qui : Perm.
Demander des devis pour la restauration et la régie Quand : J-60 · Qui : Perm.

De J-45 à J-15 : convoquer et remplir la salle

Envoyer la convocation officielle avec l'ordre du jour, dans le délai et par le canal de vos statuts Quand : selon vos statuts · Qui : Sec.
Prévoir les documents à joindre à la convocation (rapports, projet de résolutions) Quand : selon vos statuts · Qui : Sec.
Recueillir les candidatures, si des élections sont prévues Quand : selon vos statuts · Qui : Sec.
Valider l'ordre du jour et le minutage en réunion de bureau Quand : J-45 · Qui : Bur.
Inviter formellement les officiels : durée de parole, ordre de passage, contraintes de protocole Quand : J-45 · Qui : Prés.
Envoyer l'invitation (programme, plan d'accès, moment convivial annoncé) et ouvrir les réponses Quand : J-30 · Qui : Perm.
Lancer les appels du bureau : cinq adhérents par membre (voir le défi des cinq appels) Quand : J-30 · Qui : Bur.
Rédiger le rapport moral et arrêter les comptes de l'exercice (approuvés ensuite par l'AG ou l'organe statutaire) Quand : J-30 · Qui : Prés. / Très.
Faire la visite technique du lieu avec le prestataire retenu (son, projection, prises, lumière) Quand : J-30 · Qui : Prest. / Perm.
Transmettre au prestataire le déroulé, les besoins en micros et en projection, la solution de secours Quand : J-30 · Qui : Perm.
Confirmer le format de la partie conviviale et les régimes alimentaires Quand : J-30 · Qui : Perm.
Relancer pour confirmation (SMS et téléphone) Quand : J-15 · Qui : Perm. / Bur.
Arrêter le nombre de repas, en tenant compte des absences habituelles Quand : J-15 · Qui : Très.
Vérifier les procurations reçues, selon vos statuts Quand : J-15 · Qui : Sec.
Imprimer : feuille d'émargement, bulletins ou cartons de vote, badges, plan, rapports Quand : J-15 · Qui : Perm.

De J-7 à J-1 : tout vérifier

Envoyer le rappel pratique : accès, horaire d'ouverture des portes, programme Quand : J-7 · Qui : Perm.
Reconfirmer la présence de chaque officiel et leur heure d'arrivée Quand : J-7 · Qui : Prés.
Désigner le référent de chaque officiel (accueil, placement, accompagnement) Quand : J-7 · Qui : Prés.
Désigner la personne responsable du plan B et noter les numéros d'urgence Quand : J-7 · Qui : Bur.
Prévenir si des photos ou une captation sont prévues Quand : J-7 · Qui : Perm.
Faire le filage technique : micros, projection, enchaînements, chronomètre Quand : J-1 · Qui : Prest. / Prés.
Installer l'accueil : émargement, signalétique, documents Quand : J-1 · Qui : Perm.
Envoyer le SMS de rappel aux inscrits Quand : J-1 · Qui : Perm.
Préparer le sac de secours : rallonges, piles, adaptateurs, clé avec copie des fichiers, rapports imprimés Quand : J-1 · Qui : Perm.

Le jour J

Arriver en avance, tester le son à l'arrière de la salle, placer le chronomètre Quand : avant l'ouverture · Qui : Prés. / Prest.
Faire signer l'émargement, remettre les documents, orienter les nouveaux adhérents Quand : à l'accueil · Qui : Perm.
Accueillir chaque officiel par son référent Quand : à l'arrivée · Qui : Prés.
Prendre la photo de groupe Quand : au début · Qui : Perm.
Tenir le minutage, noter les décisions et les résultats des votes Quand : en séance · Qui : Sec.
Faire approuver les comptes par l'organe prévu par les statuts Quand : en séance · Qui : Très.
Annoncer la date de la prochaine assemblée Quand : en séance · Qui : Prés.
Annoncer clairement la fin de la partie officielle, remercier les officiels et les raccompagner Quand : fin de la plénière · Qui : Prés.
Tenir l'heure de fin annoncée, organiser le retour de chacun Quand : partie conviviale · Qui : Bur.
Compter les présents (présents divisés par convoqués) Quand : en fin de journée · Qui : Sec.

De J+1 à J+7 : finir le travail

Remercier les présents, les officiels, le lieu et les prestataires Quand : J+1 · Qui : Prés.
Partager les photos ou un diaporama Quand : J+2 · Qui : Perm.
Envoyer le procès-verbal, selon vos statuts, et un compte rendu d'une page à tous les adhérents Quand : J+7 · Qui : Sec.
Faire le bilan : présence comparée aux trois dernières assemblées, coût, ce qui a marché, notes pour l'an prochain Quand : J+7 · Qui : Bur.
Déposer à nouveau les noms des dirigeants si le bureau a changé et si votre forme juridique l'impose Quand : J+7 · Qui : Sec.
Inscrire dans l'agenda la date limite de publicité des comptes : trois mois après leur approbation Quand : J+7 · Qui : Très.

À retenir. Publicité des comptes : dans les trois mois suivant leur approbation. Dès 230 000 euros de ressources à la clôture d'un exercice, publication sur le site de la DILA ; en dessous, sur le site de la fédération ou, à défaut, auprès de la DREETS. Ces règles s'appliquent si votre fédération entre dans le champ de l'article L2135-1 du Code du travail : vos statuts le disent.

Sources

Ministère du Travail (Code du travail numérique)Articles D2135-7 et D2135-8 du Code du travail (2015-02-01)
https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/d2135-7 (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Vérifié le 30 octobre 2026
Ministère du Travail (Code du travail numérique)Article L2135-4 du Code du travail (version du 22 août 2008) (2008-08-22)
https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/l2135-4 (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Vérifié le 30 octobre 2026
Ministère du Travail (Code du travail numérique)Article L2131-3 du Code du travail (version du 1er mai 2008) (2008-05-01)
https://code.travail.gouv.fr/code-du-travail/l2131-3 (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Vérifié le 30 octobre 2026