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Comment organiser une soirée d'équipe dans son magasin après la fermeture ?

Publié le 4 min de lecture

Oui, c'est possible, avec l'accord écrit de votre direction et trois points réglés avant la date : les locaux, l'alcool et l'ouverture du lendemain. Pour les locaux, un texte de sécurité prévoit une demande d'autorisation, au moins deux mois avant, pour une exploitation autre que celle autorisée. S'il vise votre soirée, c'est à vérifier dès le départ avec le responsable sécurité du magasin et la mairie ou la commission de sécurité.

Faut-il une autorisation pour utiliser le magasin après la fermeture ?

C'est la première question à poser, parce que sa réponse fixe votre calendrier.

Le règlement de sécurité des établissements recevant du public (arrêté du 25 juin 1980) contient un article GN 6. Dans sa rédaction en vigueur depuis le 4 novembre 2023, il prévoit que l'utilisation d'un établissement, même partielle ou occasionnelle, pour une exploitation autre que celle autorisée fait l'objet d'une demande d'autorisation. L'exploitant la présente au moins deux mois avant la manifestation (source : Légifrance, article GN 6).

Le texte ne désigne pas l'autorité qui reçoit la demande. Il ne dit pas non plus si une soirée du personnel, sans public, après la fermeture, entre dans son champ. La réponse vient du responsable sécurité de votre magasin, puis de la mairie ou de la commission de sécurité.

Retenez le calendrier. Si une demande est à déposer, elle part au moins deux mois avant la soirée, donc avant les autres étapes de la check-list.

Quelles boissons servir à une soirée d'équipe dans le magasin ?

Le magasin est un lieu de travail, et le Code du travail encadre l'alcool sur le lieu de travail. Selon l'article R4228-20, seuls le vin, la bière, le cidre et le poiré y sont autorisés (source : Légifrance, article R4228-20).

L'employeur peut limiter ces boissons, voire les interdire, lorsque la consommation peut porter atteinte à la sécurité et à la santé des travailleurs. Il le fait par le règlement intérieur ou, à défaut, par une note de service, de façon proportionnée au but recherché (source : Légifrance, article R4228-20). La liste des quatre boissons est un plafond : votre règlement intérieur peut la réduire, dans ces conditions.

Pour un pot d'entreprise, l'INRS recommande de ne servir que du cidre, du vin, de la bière et du poiré, de limiter les quantités, de fournir systématiquement des boissons non alcoolisées et de mettre de quoi se restaurer à disposition (source : INRS). L'INRS rappelle aussi le repère national de consommation : pas plus de 2 verres par jour et 10 par semaine. C'est un repère de prévention valable pour tous, en fête comme ailleurs.

La page de l'INRS précise que la responsabilité de l'employeur peut être engagée lors d'un pot d'entreprise. La ligne « Alcool » de la check-list rassemble ces points ; elle renvoie à votre règlement intérieur.

Que prévoir pour l'ouverture du lendemain ?

Une soirée en magasin se prépare à l'envers. Écrivez d'abord le déroulé de la réouverture, puis celui de la soirée.

  • L'heure d'ouverture du lendemain est le point de départ. Remontez à partir d'elle : dernier tour du magasin (sols, caisses, rayons, alarme), remise en rayon, démontage, fin de soirée.
  • Fixez avec le prestataire l'heure à laquelle le démontage et la remise en rayon sont terminés. C'est un point à écrire dans le déroulé, avant la date.
  • Vérifiez le planning du lendemain : l'équipe d'ouverture est identifiée, son heure d'arrivée est confirmée.
  • Faites le tour du magasin la veille avec le prestataire : protections posées, prises testées, zones protégées tracées sur un plan.

Et l'assurance, le temps de présence, les photos ?

Trois questions à poser avant de fixer la date, chacune à la bonne personne. Les réponses dépendent de votre magasin et de votre enseigne : gardez-les par écrit.

  • Assurance. À votre assureur et à votre direction : que couvre l'assurance du magasin pour un événement de l'équipe dans ses murs ? Quelle attestation demander au prestataire ?
  • Temps de présence. À votre RH : la soirée est-elle sur le temps de travail ou non ? Est-elle ouverte sur la base du volontariat ? Quel repos entre deux journées de travail ?
  • Photos. À votre RH : des photos sont-elles prévues, qui les prend, où sont-elles partagées, comment chaque personne est-elle prévenue ?

Par où commencer ?

1. Dès le premier jour : appelez le responsable sécurité du magasin, pour savoir si une demande d'autorisation est à déposer.

2. De J-45 à J-30 : écrivez l'objectif en une phrase, choisissez deux dates possibles, listez les invités, demandez qui valide ce type de dépense.

3. À J-30 : obtenez par écrit l'accord sur la date, l'objectif et le budget.

4. À J-21 : réunissez le responsable sécurité et le prestataire autour du plan (alarme, détection, issues de secours).

Le kit, pour passer de la question au dossier

La check-list de la direction reprend ces étapes, de J-45 à J+7. Elle est à vous : imprimez-la, copiez-la, transférez-la. Sa première page est faite pour votre direction. Le diagnostic d'une minute donne en six questions un résultat tout de suite, avec vos premières actions.

Chaque enseigne a son entrée dans le kit « directeurs de magasin » : elle mène à la bonne page pour votre magasin.

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Sources

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