Préparer une soirée d'équipe dans votre magasin, après la fermeture

La check-list de la direction : du premier accord au matin de la réouverture, de J-45 à J+7. Sa première page est faite pour votre direction.

Publié le 30 octobre 2026

Une soirée en magasin se prépare à l'envers : partez de l'ouverture du lendemain, puis remontez. Cette check-list suit l'ordre des étapes, de J-45 à J+7, et commence par un appel au responsable sécurité. Cochez ce qui est prêt ; le reste devient votre liste d'appels de la semaine. Le rayon que tout le monde oublie : les chaises. Elles sont à l'étape J-21.

Qui fait quoi. D : le directeur ou la directrice · RH : les ressources humaines du magasin · DR : la direction qui valide (régionale, siège ou propriétaire du magasin, selon votre enseigne) · P : le prestataire.

Version 1.0 · 30/10/2026 · à adapter à votre magasin, à votre enseigne et à votre règlement intérieur.

Jour J : trame d'exemple. Vous fixez les horaires avec votre prestataire et votre responsable sécurité.

Pour la direction : la page à remplir en deux minutes

Magasin : ____________
Date envisagée / plan B : ____ / ____ / ______ · ____ / ____ / ______
Heure de fermeture ce jour-là : ____ h ____
Objectif de la soirée, en une phrase : ____________
Personnes invitées : ____ (équipes incluses : ____________)
Ce que le magasin demande : ☐ l'accord sur la date · ☐ l'accord sur le budget · ☐ l'accès aux locaux après la fermeture
Qui décide si le plan change le soir même : ____________
Réponse souhaitée avant le : ____ / ____ / ______ (J-30)

J-45 à J-30 · Cadrer

Demander au responsable sécurité, puis à la mairie ou à la commission de sécurité : faut-il une demande d'autorisation pour cette soirée du personnel ? Si oui, elle part au moins deux mois avant : la date se décide avec la réponse. Qui : D. Source : Légifrance, article GN 6.
Écrire l'objectif en une phrase : remercier, souder, fêter, relier les équipes du matin et du soir. Qui : D.
Choisir deux dates possibles, hors temps forts commerciaux. L'après-inventaire est une bonne candidate. Qui : D.
Lister les invités : caisses, rayons, réserve, logistique, services, et les équipes extérieures si elles sont conviées (sécurité, nettoyage). Qui : D, RH.
Savoir qui valide ce type de dépense, et à quel moment de l'année. Qui : D, DR.
Demander une proposition écrite à un ou deux prestataires, avec le même brief. Qui : D, P.

J-30 à J-21 · Faire valider

Obtenir par écrit l'accord sur la date, l'objectif et le budget. Qui : DR.
Locaux : garder par écrit la réponse du responsable sécurité (étape J-45). Qui : D, DR.
Assurance : à voir avec votre assureur et le prestataire. Que couvre l'assurance du magasin pour un événement de l'équipe dans ses murs ? Quelle attestation demander au prestataire ? Qui : D, DR, P.
Alcool : sur le lieu de travail, seuls le vin, la bière, le cidre et le poiré sont autorisés. L'employeur peut les limiter, voire les interdire, si la sécurité ou la santé est en jeu, de façon proportionnée (source : Légifrance, article R4228-20). L'INRS recommande de toujours prévoir des boissons sans alcool et de quoi manger. Il relaie le repère national : pas plus de 2 verres par jour et 10 par semaine (source : INRS). À rapprocher de votre règlement intérieur. Qui : RH.
Présence : à voir avec votre RH. La soirée est-elle sur le temps de travail ou non ? Est-elle ouverte sur la base du volontariat ? Quel repos entre deux journées de travail ? Qui : RH.
Photos : à voir avec votre RH et le prestataire. Si des photos sont prévues, qui les prend, où sont-elles partagées, comment chaque personne est-elle prévenue ? Qui : RH, P.
Choisir le prestataire et signer le devis, une fois les accords reçus. Qui : D, DR, P.

J-21 à J-14 · Sécuriser le magasin

Réunir le responsable sécurité et le prestataire : alarme, détection de mouvement, télésurveillance, issues de secours. Prévenir la télésurveillance de la plage horaire. Qui : D, P.
Tracer sur un plan : zones libres, zones protégées (caisses, écrans, produits fragiles, PLV), zones fermées. Qui : D, P.
Choisir l'emplacement : entrée, allée centrale ou fond du magasin. Vérifier la surface, les prises, l'accès du matériel. Qui : D, P.
Prévoir de quoi s'asseoir et de quoi poser un verre. Oui, les chaises. Qui : P.

J-14 à J-7 · Inviter l'équipe

Envoyer l'invitation écrite : date, heure d'arrivée, programme en une ligne, repas et boissons, fin de soirée, personne à contacter. Qui : RH.
Recueillir les régimes alimentaires et les besoins particuliers : mobilité, besoin de calme. Qui : RH.
Organiser le retour : transports, covoiturage, taxis. Qui : RH, D.
Vérifier le planning du lendemain : l'équipe d'ouverture est identifiée et son heure d'arrivée est confirmée. Qui : D, RH.

J-7 à J-1 · Caler le déroulé

Valider le déroulé minute par minute : dernière caisse, entrée du prestataire, installation, accueil, temps forts, fin, remise en état, réouverture. Fixer avec le prestataire l'heure à laquelle le démontage et la remise en rayon sont terminés. Qui : D, P.
Nommer le responsable de soirée côté magasin, avec son numéro sur le déroulé, et la personne qui décide si le plan change le soir même. Qui : D.
Préparer les accès : badges, clés, code d'alarme remis à la bonne personne, entrée de service. Qui : D.
Informer l'équipe de fermeture : qui reste, qui ferme quoi, dans quel ordre. Qui : D.
J-1 : faire le tour du magasin avec le prestataire. Protections posées, prises testées. Qui : D, P.

Jour J · de la fermeture à la réouverture

Fermeture : dernier client sorti, caisses clôturées, sécurité prévenue. Qui : D.
Fermeture + 15 min : le prestataire entre par l'accès convenu et installe. Qui : P, D.
Fin de l'installation : tour de contrôle. Zones protégées, issues dégagées, plan B connu. Qui : D, P.
Accueil : les équipes arrivent, un mot de la direction, la soirée démarre. Qui : D, RH.
Fin de soirée : départ des participants, retours organisés. Qui : RH.
Après le départ : démontage, remise en rayon, nettoyage. Qui : P, D.
Réouverture − 2 h : dernier tour. Sols, caisses, rayons, alarme remise. Qui : D.

J+1 à J+7 · Boucler

Matin : tour du magasin avant l'ouverture. Signaler tout écart au prestataire le jour même. Qui : D.
Remercier l'équipe de vive voix, au brief du matin. Qui : D.
Poser trois questions à l'équipe : ce qui a plu, ce qui a coincé, ce qu'on referait. Qui : RH.
Transmettre à la direction un bilan d'un paragraphe (modèle ci-dessous). Qui : D.
Noter la prochaine occasion : inventaire, anniversaire du magasin, arrivée d'un nouveau directeur. Qui : D.
Modèle de bilan, à transférer : « Soirée du ____ : ____ participants, ouverture du lendemain tenue à ____ h. Ce qui a plu : ________. À améliorer : ________. Prochaine occasion : ________. »

Cette check-list est à vous : imprimez-la, copiez-la, transférez-la. L'installation, l'animation et le démontage, vous pouvez nous les confier : une vraie personne vous répond, avec une proposition écrite pour vous. Sans engagement. hello@banana.events

Sources

LégifranceArticle GN 6 : arrêté du 25 juin 1980 portant approbation des dispositions générales du règlement de sécurité contre les risques d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public (ERP) (en vigueur depuis le 4 novembre 2023)
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000048310284 (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Vérifié le 30 octobre 2026
LégifranceArticle R4228-20 du Code du travail (en vigueur depuis le 4 juillet 2014)
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000029184975 (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Vérifié le 30 octobre 2026
INRSFêtes d'entreprise et consommation d'alcool (mis à jour le 5 décembre 2024)
https://www.inrs.fr/actualites/fete-entreprise-consommation-alcool.html (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Vérifié le 30 octobre 2026